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Vermeide diese 5 Fallen bei der Gestaltung von Meetings.

Aktualisiert: 28. Okt. 2022

Damit Meetings wieder effizient, energievoll und klare Ergebnisse bringen.




Präsentieren, Meetings gestalten oder eine Präsentation vorbereiten uvm. gehört mittlerweile zum Arbeitsalltag.


Doch wie oft machen wir uns WIRKLICH Gedanken, was denn das Ziel dieses Meetings ist?

Geht es Dir auch oft so:

"Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen oder Teilnehmer:innen" einfach über die aktuellen Themen Bescheid wissen müssen."

Bis zum Jahr 2014 war ich auch dieser Meinung :-).


Mein schlimmstes Erlebnis war, im Jahr 2013 und hat mir die Augen geöffnet: Alle Vertriebsführungkräfte von Österreich waren in Wien in der Zentrale, die jeweiligen Abteilungsleiter:innen aus der Zentrale stellten ihre knackigen Präsentationen über den Tag verteilt vor. Zwischendurch hatten wir Pausen, einen kurzen Austausch. Am Abend habe ich die Folien gezählt, die vorgestellt wurden: Es waren über 150 Folien ... wie kann sich das einer merken?


Rechne mal kurz durch, wieviel Euros wir in den Sand gesetzt haben, wenn ca. 40 Leute den ganzen Tag, ihre Zeit "vermeeten"?


Was war das Endergebis des Vertriebsmeetings? Schwammig. Ohne nennenswerte Erkenntnisse. Das größte die Klage, die ich hörte: "Schon wieder haben wir einfach total viel Zeit verschwendet. Am gewinnbringensten waren die Pausen, da hatte ich Zeit mich mit den Kolleg:innen auszutauschen."


Zeichnung: Monika Keil, Idee von Manja Kläwer

Fatal oder? Was meinst Du ... normalerweise fällt uns gar nicht auf, wieviel Zeit wir mit "schwammigen Ergebnissen" vergeuden. Wir sind einfach in diesem Hamsterrad und sind uns einiger Punkte gar nicht bewusst?!









Vermeide diese 5 Fallen bei der Meetinggestaltung!


 

#1: Du hast kein Meetingziel festgelegt.

Die ersten 5 Minuten des Meetings sind an Dir vorbeigezogen. Doch WARUM sitzen denn eigentlich diese Personen im Meetingraum?

Wir planen einen Agenda und welche Themen die Teilnehmer:innen WISSEN müssen, doch was wollen wir eigentlich, dass unsere Teilnehmer:innen mit diesem Wissen TUN sollen? Wollen wir dieses Meeting dafür nutzen, um:

  • eine Information weiterzugeben?

  • Aufgaben daraus ableiten?

  • kreative Ideen dazu finden?

  • Entscheidungen zu treffen?

Du fragst Dich nun, was ist der Unterschied? Ganz einfach: Je nachdem, was Du in 60 Minuten erreichen willst, muss das Meeting ganz anders moderiert werden. Du musst unterschiedliche Methoden anwenden, damit Du in der gewünschten Zeit zu Deinem Ergebnis kommst.


Ein Meeting kann man sich vorstellen, wie eine Reise. Auch darauf bereitet man sich vor. Man wird sich klar über das Ziel, die Zwischenstationen, wer mitkommt, das Gepäck.


Daher: Stell Dir vorher immer die Fragen:
  • Was ist der Zweck des Meetings?

  • Warum treffen wir uns in dieser Runde?

  • Welche Personen müssen dafür am Tisch sitzen?


#2: Du hast keine Zeit für den Beziehungsaufbau eingeplant.

Weitere 20 Minuten sind ins Land gezogen. Doch außer Zahlen, Daten und Fakten, die Du selbst nachlesen könntest, hast Du noch nichts gehört?

Laut Wikipedia ist ein Meeting:

Die Besprechung (auch, vor allem in der Schweiz, Sitzung; englischMeeting) ist eine Gesprächsform in Organisationen, bei der Teilnehmer aus einem bestimmten Arbeitsgebiet durch persönlichen Kontakt gegenseitig Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen vorbringen können.


Jetzt stell ich Dir die Frage:

  • Warum reden dann meistens nur 1-2 Personen?

  • Wo bleibt der persönliche Kontakt?

Der Kommunikationswissenschafter Paul Watzlawik hat vor Jahrzehnten analysiert: Beziehungsebene vor Sachebene. Fehlt die Beziehungsebene, klappt es auch nicht mit der Sache!


Und doch begehen wir immer wieder den Fehler und vergessen darauf, dass wir Menschen soziale Wesen sind. Dabei "reichen" - auch online - 10 Minuten für einen Einstimmung auf die persönliche Ebene. Mit witzigen, kreativen, anregenden "Check-in" Fragen bringst Du Schwung und die persönliche Ebene in Dein Meeting.


Daher: Stell Dir vorher immer die Fragen:
  • Welche Fragestellung verwende ich für den Beziehungsaufbau? Hier ein heißer Tipp auf folgender Webseite für "Tscheck-in Fragen".

  • Wieviel Zeit nutzen wir dafür und in welcher Form?

  • Starte Dein Meeting bereits 10 Minuten früher - für einen gezielten "Kaffeeplausch".



#3: Du hast eine Folienschlacht vorbereitet.


Liest Du noch oder erzählst Du schon?

Unsere Aufmerksamkeitsspanne ist gering und dennoch tappen viele Moderator:innen in die beliebte "Powerpointfalle": Sie lesen ihre Folien vor. Dabei passiert jedoch etwas, was anscheinend - noch immer - nicht bewusst ist: Jede:r Teilnehmer:in liest in seinem eigenen Tempo mit und hört damit gar nicht, was der Moderator:in sagt! Das bedeutet: Vorlesen ist verschwendete Zeit!


Daher: Stell Dir vorher immer die Fragen:
  • Welche Folien brauchst Du wirklich?

  • Wäre es besser ein Handout zum Lesen auszuteilen?

  • Überlege Dir lieber dazu passende Fragestellungen. Der Vorteil: Du nutzt effizient die Zeit, jeder liest in seinem Tempo und ihr könnt euch dem wirklich wichtigen widmen: Dem Austausch!


#4: Du hast keine Zeit für den Meinungsaustausch eingeplant.


Redest Du noch oder fragst Du schon?

Eigentlich ist dir gar nicht wichtig, was die Anderen meinen? Scherz beiseite! Natürlich ist Dir das wichtig, oder? Deswegen plane Zeit UND vor allem die richtigen Fragen für den Austausch.


"Gibts noch Fragen?" ist übrigens eine Fragestellung, die in KEIN Meeting gehört!


Daher: Stell Dir vorher immer die Fragen:
  • Woher bekomme ich Fragen, die Teilnehmer:innen zum Nachdenken bringen (ein kleiner Tipp am Rande: bei uns :-)?

  • Welche Form des Austauschs nutzen wir in der Präsenz und Online?

  • Wie notieren wir die Ergebnisse: Auf der Pinnwand, am virtuellen Whiteboard?


#5: Du hast keine Zeit für das Nachdenken eingeplant.


Jede:r hetzt von einem Meeting zum Nächsten. Doch hat Jede:r IM Meeting die Möglichkeit nachzudenken, wie sich das auf die eigene Arbeit auswirkt?

Wir reden, stellen Fragen ... doch lassen wir auch die Teilnehmer:innen "Luft holen"? Geben wir Zeit zum Innehalten, damit jeder für sich reflektieren kann?


Daher: Stell Dir vorher immer die Fragen:
  • Wann solltest Du Zeit zum Nachdenken geben, nach welchem Impuls oder Information ist das wichtig? Es reichen oft 5 Minuten, mehr muss es mal gar nicht sein ;-).

Der Vorteil: Du gibst jedem die Chance, sich eigene Gedanken zu machen. Ein genialer Schachzug, BEVOR Du z.b. in ein Brainstorming gehst.

 

Was davon nimmst Du Dir von diesem Blogbeitrag mit?


Wenn Du Deine letzten Meetings Revue passieren lässt, welche dieser 5 Fallen willst Du zukünftig vermeiden?

Hinterlasse einen Kommentar, wir ermutigen Dich, Deine Gewohnheiten zu ändern :-).

Du hast Lust, mehr Tipps auszuprobieren?

Dann schau doch in den nächsten Blogbeitrag oder auf unsere Akademieseite und hole Dir mehr kreative Tipps.


Diese 5 Fallen treffen genauso auf Verkaufsgespräche, Präsentationen, Workshops und Trainings zu!

Deswegen ist mein Credo geworden: Lerne MERKwürdige Methoden kennen, die es Dir möglich machen, diese Fallen zu vermeiden!


Hole Dir unser Online-Training: "Online-Meetings MERKwürdig gestalten" für Dein Führungsteam. In 4 mal 2 Stunden erlebst Du viele knackige Impulse, die Dein Arbeitsleben bereichern und Deine Ergebnisse am Punkt bringen.


 

Mein Name ist Monika Keil, Deine Ansprechpartnerin für Deine Aus- und Weiterbildung. Wir gestalten Dein individuelles Konzept, ob Online, Präsenz oder als Blended-Learning Seminar.




  • Was Kunden über uns sagen, liest Du hier.

  • Wir stehen als Dein Aus- und Weiterbildungspartner zur Seite. Auf dieser Seite findest Du einen Auszug unserer Trainingsangebote. Diese Seminarinhalte sind derzeit sehr gefragt: agil führen, Meetings moderieren, leichter präsentieren, MS-Teams spielerisch entdecken, Humor im Alltag, Konflikte vermeiden, mental stärker werden, wertschätzende Kommunikation.​

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