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Phase
Bereich
Ziel

Handlungsspielraum erweitern

Führung

Lasst uns gemeinsam herausfinden, was es braucht, um zu klären, welche Verantwortung Du übernimmst und welche Erwartungen Du hast!

Quelle

Quelle: Jurgen Appelo, Agile Organisationsentwicklung, Bernd Oesterreich & Claudia Schröder

Delegationsstufen

Beschreibung
Aufgaben zu übertragen ist nicht nur für Führungskräfte eine Herausforderung.

Wir übernehmen häufig die Aufgaben anderer und geraten dadurch unter Druck. Wir befürchten, dass wir durch die Delegation einer Aufgabe auch die Verantwortung abgeben. Jedoch können Aufgaben ohne den Überblick zu verlieren durch klare Zielsetzung und effiziente Kommunikation von Regeln und Fristen delegiert werden. 


Mit der Zeit wirst Du erkennen, das Arbeit zu delegieren. manchmal das Beste, was Du als Kollege und Führungskraft tun kannst! 


Die Unsicherheit darüber, was und wie delegiert werden soll, kann für jede:n jedoch entmutigend sein.


Delegieren ist eine Kompetenz, die Du mit der Zeit entwickelst. Entscheide Dich: Und starte :-)!

Delegieren ist wie Gartenarbeit – der richtige Pflegeaufwand bringt blühende Ergebnisse.

Bevor Du jedoch Verantwortung übergibst, ist es wichtig zu klären, welche Rahmenbedingungen der I die Mitarbeiter:in überhaupt hat. 


DARF er I sie überhaupt Verantwortung übernehmen?

  • Was gehört dazu und was nicht?

  • Und unter welchen besonderen Bedingungen, Erwartungen, Grenzen oder Auflagen gibt die Führungskraft den Verantwortungsbereich gegebenenfalls ab?

  • Was wenn niemand die Verantwortung übernehmen will? Dann lautet die Frage: Was braucht die Kollegenschaft, um vielleicht zu wollen?


Will er I sie überhaupt Verantwortung übernehmen?

Auf der anderen Seite haben die Kolleg:innen zu klären, ob und gegebenenfalls was genau sie von dem angebotenen Verantwortungsbereich übernehmen wollen.

  • Wen brauchen sie dafür bzw. welch Rolle übernehmen sie?

  • Was brauchen die Kollegen, als auch die bestimmte Rolleninhaberin dafür?


Erst dann geht es darum, wie wir diese Verantwortung genau unterscheiden können.


Tooltipp: Mit dem Tool "Flipboard" von der Online-Plattform https://interacty.me/de kannst Du kostenfreie, tolle Visualisierungen gestalten. Dieses Mal habe ich für die Delegationsstufen die Weihnachtskugeln gewählt. Du kannst auf die Kugeln klicken, oder Du öffnest hier nochmals extra den Link.





Dein Nutzen

  • Du erweiterst den Handlungsspielraum.

  • Du stärkst das Vertrauen und gibst dadurch Sicherheit bei der Umsetzung.

  • Du ermächtigst Deine Mitarbeiter:innen I Kolleg:innen und gewinnst dadurch mehr Freiraum.




Visualisiere mit dem Delegationpoker

Eine Aufgabe ist schnell delegiert. Die Verantwortung auch. Doch im Alltag gibt es nicht nur schwarz und weiß, sondern auch viele Graustufen. Vom autoritären Anweisen bis zur Selbstorganisation sind viele Facetten vertreten. Doch wie schaffen wir im Team das richtige Maß? Die Methode "Delegation Poker" wurde von Jurgen Appelo entwickelt. Sie bietet eine spielerische wie innovative Herangehensweise, den Grad der Delegation abzuwägen und im Team die beste Entscheidung zu treffen. Jeder im Team hat einen anderen Zugang zur Selbstorganisation. Mit dieser Methode kann schrittweise ein größeres Maß ermöglicht werden. 


Überlege dir vor dem Spiel:

Mit dem Team Szenarien, in denen Entscheidungen getroffen werden müssen. Dies können Möglichkeiten zur Ausgestaltung des Projekts, zur Einstellung neuer Teammitglieder oder andere Themen sein. Eine Sammlung von einigen (10-15) Beispielfällen als Vorbereitung ist ideal, an denen sich das Delegationsmaß diskutieren lässt. Wenn du Verantwortung übergibst, soll dem Gegenüber auch klar sein, welche Entscheidungsspielräume er/sie hat. Bis wohin darf das Team entscheiden, wo soll bei dem Auftraggeber nachgefragt werden? In den meisten Fällen gibt es große Überschriften, doch im Detail keinen Handlungsspielraum.


  • Das Team muss kurzfristig 2.000 Euro ausgeben. Sonst ist der Kunde nicht zu halten. Darf das Team diese Entscheidung alleine treffen? Bis zu welcher Höhe darf das Team, im Sinne "wir stellen unsere Kunden zufrieden" wirklich alleine treffen? 

  • Für das Digitalisierungsprojekt ist ein dringender Abstimmungstermin mit einem Experten notwendig. Dafür muss der Mitarbeiter außer Haus und die Reise wird 200 Euro kosten. Darf diese Entscheidung vom Mitarbeiter selbst getroffen werden?

  • Was darf entschieden werden, wofür benötigt das Team eine Genehmigung?


Danach wird in Gruppen von 3-7 Personen mit eigenen Karten gespielt. Die TeilnehmerInnen wiederholen rundenweise die folgenden Schritte:


Ablauf:
  1. Jeder erhält einen Satz Karten. Diese sind von 1-7 durchnummeriert (nach den oben angeführten Stufen). Jede Nummer steht für eine unterschiedliche Ebene der Delegation

  2. Eine Teilnehmerin liest den Beispielfall laut vor. Es werden - bei Bedarf- Verständnisfragen gestellt.

  3. Jeder Spieler überlegt sich - im Stillen - welchen Delegationsgrad er bei dieser Entscheidung/Aufgabe wählen würde.

  4. Wenn alle entschieden haben, werden die Karten gleichzeitig aufgedeckt.

  5. Der Spieler mit der höchsten, bzw. niedrigsten Bewertung begründet die Entscheidung.

  6. Die Ergebnisse nun schriftlich visualisieren.


Gerade wenn du dein Team ermächtigen möchtest und noch nicht genau weißt wie, ist der "Delegation-Poker" ein perfektes Tool.

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