10 Tipps für schwierige Gespräche

Als Assistenz gewinnst Du Tempo und Qualität, wenn Du mit Fragen führst statt mit Gegenargumenten.

Wenn Dir jemand mit Vorwürfen kommt, ist es verlockend, sofort in den Verteidigungsmodus zu gehen. Doch das bringt selten Klarheit – eher noch mehr Verwirrung.

Fragen wie

• „Was genau meinst Du?“

• „Worauf beziehst Du Dich?“

• oder auf einer Skala von 1-10 "Wie unzufrieden bist Du gerade mit dem Fortschritt des Projekts"

helfen, die Situation zu entwirren. Sie zeigen, dass Du nicht einfach konterst, sondern verstehen willst. Das schafft ein anderes Gesprächsklima – eines, in dem sich Fronten lösen lassen. Und ganz nebenbei: Wer fragt, fällt positiv auf. Du wirst als souverän und lösungsorientiert wahrgenommen – und das stärkt Deine Position im Büroalltag.

👉 Fragen schaffen Klarheit. Reagieren schafft Reibung

Im Büro passiert es schnell, dass wir uns angegriffen fühlen. Ein Kommentar, ein Tonfall – und schon ist die Stimmung im Keller. Doch statt zu denken „Der wollte mich bloßstellen“, lohnt sich ein Perspektivwechsel.

Dein Hebel: Trenne Beobachtung, Wirkung und Mutmaßung:

Frag Dich: Was wurde wirklich gesagt? Wie kam es bei mir an? Und was unterstelle ich dem anderen?

Diese Unterscheidung ist Gold wert. Sie hilft Dir, nicht in die Falle der Bewertung zu tappen. Du bleibst im Gespräch, statt es zu beenden. Und das macht Dich zur Brücke zwischen Menschen, die sich gerade nicht verstehen.

👉 Du musst nicht alles rechtfertigen oder schönreden. Manchmal reicht es, beides zu sehen – was jemand meint und wie es ankommt. 

„Die IT hat’s verbockt!“ – „Nein, das Marketing!“ – solche Schuldzuweisungen kennst Du.

S

ie bringen nichts außer schlechte Stimmung. Polarisierung ist ein Verhalten, das Gespräche vergiftet. Dabei gibt es fast immer Grautöne.

Wenn Du sagst: „Lasst uns schauen, was fehlt – statt Schuldige zu suchen“, lenkst Du den Fokus auf Lösungen. Du zeigst, dass es nicht um Gewinnen geht, sondern um Zusammenarbeit. Und genau das ist Deine Stärke als Assistenz: Du bringst Menschen zusammen, auch wenn sie gerade auseinanderdriften.

👉 Wenn einer ruhig bleibt, beruhigt sich oft das Ganze.

Fehler passieren. Auch Dir. Und das ist okay. Wichtig ist, wie Du damit umgehst. Wenn Du merkst, dass Du etwas übersehen hast, sag einfach: „Mein Fehler. Ich korrigiere das.“

Das ist kein Zeichen von Schwäche – im Gegenteil. Du zeigst, dass Du Verantwortung übernimmst, statt Dich rauszureden. Und das wirkt. Denn wer sich zuerst an die eigene Nase fasst, entspannt die Situation. Du gibst dem anderen die Möglichkeit, sein Gesicht zu wahren – und das Gespräch bleibt offen für Lösungen.

👉Fehler zugeben beruhigt – Rechtfertigung heizt an. 

Manche Kolleg:innen kommen mit Frust zu Dir. Und Du willst helfen – klar. Aber nicht jeder will sofort eine Lösung.

Manchmal geht’s nur ums Aussprechen. Wenn Du fragst: „Willst Du, dass ich das weitergebe – oder wolltest Du’s einfach loswerden?“, zeigst Du echtes Interesse. Du gibst Raum, statt zu belehren. Denn ungefragte Erklärungen wirken oft überheblich – als würdest Du dem anderen Unwissenheit unterstellen. Zuhören ist oft das Beste, was Du tun kannst. Und es wird Dir hoch angerechnet.

👉 Zuhören ist oft das beste Feedback. 

Du gehst in ein Gespräch und erwartest Kritik. Doch plötzlich kommt ein Lob. Das passiert – und es tut gut. Aber nur, wenn Du offen dafür bist. Überraschungsbereitschaft ist eine Haltung, die Du trainieren kannst. Du entwickelst dadurch eine "lernende Haltung".

Frag Dich: Was hat mich überrascht? Welche Vorannahmen hatte ich? Und was kann ich daraus lernen?

Wenn Du offen bleibst, auch für das Positive, entlastest Du Dich selbst. Du gehst entspannter in Gespräche – und positionierst Dich als konstruktive, neugierige Drehscheibe - eine Rolle, die Dir noch mehr Einfluss verleiht ;-).

👉 Reflektiere, wenn Du positives Feedback bekommst. Was kannst Du daraus lernen?

Wir halten oft stur an „unserer Wahrheit“ fest – geprägt durch unsere Werte und persönlichen Erfahrungen. Du kennst diese Situation sicher:

Du brauchst dringend eine Zahl. Du hast schon zweimal nachgefragt. Jetzt willst Du Druck machen. Aber halt kurz inne. Frag Dich: Muss das jetzt sein? Oder reicht es morgen? Oft bringt Gelassenheit mehr als Nachbohren. Denn wer loslassen kann, zeigt Vertrauen. Und Vertrauen wirkt. Du wirst als souverän wahrgenommen – nicht als Getriebene. Und Du sparst Energie für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

👉 Du musst nicht alles sofort lösen. Manchmal ist Gelassenheit die schnellste Lösung.

Kooperation entsteht oft trotz rauem Ton, weil es nahezu immer Schnittmengen gibt (Kundenzufriedenheit, Termine, Qualität).

Als Assistenz kannst Du diese aktiv sichtbar machen: Beginne Statusrunden mit „Worauf können wir uns heute sicher einigen?“ oder markiere in Protokollen einen Block „Gemeinsam erreicht/gewollt“.

👉 Erinnere Dich daran, was euch verbindet, statt an das, was euch trennt.

"Passt schon.“ Aber Du hörst: Es passt nicht. Du kennst diesen Tonfall, dieses Zögern. Und Du weißt: Da steckt mehr dahinter.

Viele Botschaften kommen indirekt. Achte auf Wortwahl, Tempo, Auslassungen – und spiegle vorsichtig („Ich höre, dass … Dir wichtig ist; stimmt das so?“). Ziel ist nicht Psychologie, sondern Klärung der Gesprächsabsicht: Was will die Person wirklich – Information, Absicherung, Entlastung, Anerkennung?

Für Assistent:innen zahlt sich das doppelt aus: Du beugst Missverständnissen vor und priorisierst Maßnahmen nach dem, was tatsächlich gebraucht wird. So rettest Du Gespräche, bevor sie kippen

👉 Zwischen den Zeilen zu hören ist eine Superkraft. Und Du hast sie. Du musst sie nur nutzen.

Trau dich, kleine Experimente zu wagen! Gerade als Assistenz bist du oft diejenige, die Veränderungen anstößt und neue Wege sichtbar macht.

Du hast einen Fehler gemacht und bemerkst es sofort?Früher hättest du dich vielleicht geärgert oder geschwiegen.

Heute sagst du offen: „Das war nicht optimal formuliert – ich möchte es besser machen.“ Das ist kein Rückzieher, sondern ein mutiger Schritt nach vorn.

👉 Denn Stolpern gehört dazu. Wer ausprobiert, wächst – und macht anderen Mut, es ebenfalls zu tun. Fehler sind keine Schwäche, sondern ein Zeichen von Lernbereitschaft und Entwicklung. So entsteht eine Arbeitskultur, in der Innovation und Miteinander wirklich gelebt werden.